Bi Trean i Uppsala AB med dotterbolag Bil Trean i Norrtälje/Åkersberga AB (nedan ”Biltrean ” eller ”vi”) värnar om din personliga integritet och genom denna integritetspolicy vill vi informera dig om hur vi hanterar dina personuppgifter. Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning och regler för dataskydd.
Vem är ansvarig för dina personuppgifter?
Bil Trean i Uppsala AB med org.nr 556174-4516 och Bil Trean i Norrtälje/Åkersberga AB med org.nr 5565488920 är personuppgiftsansvarig för hanteringen av dina uppgifter i enlighet med denna policy.
Vilka personuppgifter behandlar Biltrean?
De personuppgifter som vi behandlar är de uppgifter som du har lämnat till oss eller som vi har samlat in från dig eller en tredje part.
Personuppgifter som du har lämnat till oss:
När du gör ett köp hos oss, hyr/lånar/provkör ett fordon, ingår avtal om däckförvaring, säljer ditt fordon till oss eller lämnar ditt fordon på vår verkstad kommer du att lämna viss information om dig till oss, likaså när du registrerar ett kundkonto hos oss. Du kan även komma att lämna information till oss av andra anledningar, t.ex. när du varit i kontakt med oss via någon av våra många kanaler eller om du besökt något av våra events eller butiker. Informationen du lämnar kan vara till exempel ditt namn, registreringsnumret på ditt fordon, dina kontaktuppgifter, kortnummer, annan ekonomisk information eller ditt personnummer eller frågor om produkter eller tjänster som du vill veta mer om eller information om ditt fordon som du uppgivit till oss.
Personuppgifter som vi har samlat in från dig eller en tredje part:
När du lämnar in ditt fordon på vår verkstad för reparation eller service kommer vi samla in uppgifter om ditt fordon . Informationen är främst av teknisk karaktär såsom uppgifter om körsträcka, status på olika komponenter, användning av bilens funktioner och analys av bilens olika egenskaper. Vid verkstadsbesök kommer vi även spara uppgifter om verkstadsbesöket, genomförd felsökning och det arbete som utförts inklusive de produkter som reparerats, skiftats eller installerats. Vi samlar in information om fordonets olika identifikationsnummer och detta samlas även in när du köper eller leasar ett fordon från oss. Om kredit lämnas så förekommer det att vi gör kreditupplysningar. Om du besöker någon av våra hemsidor kan vi även komma att automatiskt samla in personuppgifter via hemsidan, till exempel information om din IP-adress.
Vi kan även komma att behandla uppgifter om dig som vi i marknadsföringssyfte, eller för att förbättra din kundupplevelse, har köpt eller fått tillgång till från offentliga register och databaser, t.ex. nationella fordonsregister eller olika kreditupplysningstjänster.
De personuppgifter som anges ovan kan vi komma att behandla om dig även i de fall någon annan lämnar in ditt fordon till oss för reparation eller service för din räkning. Om du lämnar in ett fordon som någon annan är registrerad ägare för eller som representerar ett företag behandlar vi ditt namn och dina kontaktuppgifter.
För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?
All insamling och behandling av personuppgifter sker i syfte att administrera och fullgöra våra åtaganden gentemot dig, förbättra våra erbjudanden och tjänster och kommunicera dessa till dig samt för att tillvarata våra rättigheter och uppfylla våra skyldigheter enligt lag eller avtal.
För att kunna fullgöra vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal ingås behandlar vi följande personuppgifter för följande ändamål:
För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning:
För följande ändamål behandlar vi följande personuppgifter om du har lämnat samtycke till det:
För att fullgöra rättsliga förpliktelser:
Dina personuppgifter behandlas i olika system som samkörs.
Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?
Som utgångspunkt behandlas dina uppgifter endast av Bil Trean. När vi delar uppgifter med relevant bolag är bolaget personuppgiftsbiträde till oss vilket innebär att bolaget behandlar dina uppgifter för vår räkning. När vi delar uppgifter med andra aktörer som är våra personuppgiftsbiträden t.ex. leverantörer som vi anlitar för datalagring eller annan datahantering, betalningstjänster, distribution av varor eller information, tryck, marknadsföring eller analyser. Personuppgiftsbiträdet har ingen egen rätt att använda eventuella personuppgifter och Bil Trean ingår biträdesavtal med leverantören.
Bil Trean kan även komma att lämna ut dina uppgifter till följande aktörer som själva är personuppgiftsansvariga för sin hantering av dina uppgifter:
Vi vill även upplysa om att det kan vara våra samarbetspartners som är personuppgiftsansvariga när du använder våra verkstadstjänster, köper tilläggstjänster eller produkter som levereras av någon av våra samarbetspartners (t.ex. fordonsinformation som fordonstillverkare samlar in eller information om du tecknar försäkring eller finansiering med finans- eller försäkringsbolag som vi samarbetar med). Dessa aktörer har då ett eget ansvar för att informera dig om hanteringen av dina personuppgifter.
Hur skyddar vi dina personuppgifter?
Vi, och i förekommande fall våra samarbetspartners, har vidtagit flera säkerhetsåtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Vi har redundanta brandväggar med intelligenta intrångsskydd som skyddar mot externa hot för att skydda och förhindra obehörig tillgång till våra nätverk och system. Fysisk tillgång till data är skyddad via diversifierade skalskydd där endast behörig personal har tillträde och om data flyttas utanför vårt datacenter för säkerhetskopiering, krypteras informationen. Våra anställda har strikta instruktioner att hantera alla information i enlighet med gällande lagar, regler och policies. Endast de personer som behöver tillgång till system där personuppgifterna lagras ges tillgång och all data är skyddat med accessregler. Analyser genomförs regelbundet, både internt och externt, för att identifiera och korrigera eventuella sårbarheter.
Vi och våra samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EES. I de fall informationen behandlas utanför EES görs detta endast i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Beroende på vilket ändamål som ligger till grund för en viss behandling av dina personuppgifter sparar Bilia dina personuppgifter under olika lång tid. Vi sparar inte dina uppgifter längre än vad vid har rätt till enligt dataskyddslagstiftning, annan relevant lagstiftning, regler och riktlinjer från olika myndigheter eller rekommendationer från branschorgan. Nedan har vi listat några exempel på hur länge vi sparar dina personuppgifter.
Dina personuppgifter kan sparas längre än vad som angetts ovan i den mån vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.
Hur kan du påverka vår behandling av dina personuppgifter?
Du har rätt att när som helst återkalla hela eller del av ett lämnat samtycke om behandling av personuppgifter. Återkallelsen av ditt samtycke får dock ingen effekt på vår behandling av dina personuppgifter för tiden innan återkallelsen ägde rum. Du har också rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter för direktmarknadsföring eller profilering.
Kontaktinformation
Om du vill utöva dina rättigheter kan du skicka brev till Bil Trean på adressen Attention: Integritet, Bil Trean AB Box 1056 751 40 Uppsala eller maila till Bil Trean på kundkontakt@biltrean.se. Har du frågor om kring vår hantering av personuppgifter är du även välkommen att kontakta oss per telefon 018-660880.
Denna integritetspolicy fastställdes av Bil Trean AB 180322, reviderades efter ägarbyte till Biltrean 2024.
Kompletterande policy kring användning av vår hemsida
Nedan beskriver vi hur vi kan komma att använda de uppgifter som du lämnar till oss när du använder vår hemsida. Läs här nedan för att förstå vår praxis angående dina personuppgifter och hur vi kommer att behandla dem. Genom att besöka vår hemsida accepterar du användarvillkoren och de rutiner som anges i denna policy.
– Vi samlar in personuppgifter för att förbättra din användarupplevelse
När du besöker vår hemsida, eller när du har kontakt med oss på annat sätt, kan det hända att vi ber dig om grundläggande personlig information såsom ditt namn, telefonnummer, e-postadress och/eller postadress. Informationen hjälper oss att svara på din förfrågan, leverera en tjänst, eller anpassa våra tjänster till dig och dina behov.
– Vi samlar in data för att förbättra våra webbplatser.
Vi samlar även in data om hur våra besökare använder våra webbplatser. Detta gör vi via exempelvis cookies och/eller relevanta analysverktyg. Dessa verktyg hjälper oss att förstå övergripande behov hos besökare av våra webbplatser, och förbättra din upplevelse hos oss därefter. När vi använder din information för analys kommer vi endast att använda denna information för att observera trender. Informationen kommer inte att användas på ett sätt som skulle kunna identifiera en viss person.
– Vi sparar dina kontaktuppgifter så vi kan känna igen dig vid nästa kontakt.
Vi håller dina kontaktuppgifter tillgängliga så att vi kan känna igen dig vid nästa kontakt. På så sätt behöver du bara lämna dina uppgifter en gång. En annan fördel är att det går enklare och snabbare för dig att hitta det du letar efter nästa gång.
– När vi vill kunna kontakta dig kring våra erbjudanden, frågar vi alltid först.
När vi ber om information i syfte att skicka dig nyhetsbrev, erbjudanden, eller andra utskick, frågar vi alltid om ditt godkännande först. Och ger dig alltid valet att avböja vidare kommunikation av denna typ från oss.
– Vi sparar data om vad du är intresserad av för att kunna erbjuda dig relevans.
Genom att samla in data via cookies, remarketing-taggar, och analysverktyg kan vi bättre matcha dina intressen mot produkter och tjänster från både oss och våra samarbetspartners. Vi kan också filtrera bort de saker som inte matchar dina intressen, och undvika att exponera dig för marknadsföring som inte är relevant för dig.
– Vi använder din data för att förbättra vårt erbjudande.
Ju bättre vi förstår dina behov, desto bättre kan vi bli på att möta dem med våra produkter och tjänster. Baserat på dina intressen och preferenser strävar vi efter att kontinuerligt förbättra vårt erbjudande och hur vi presenterar detta.
Du kan förse oss med information om dig själv genom att fylla i formulär på denna webbplats, eller vid kontakter med oss eller våra representanter via telefon, mejl, sociala medier eller i annan kanal. Detta inkluderar information du lämnar när du vid användningen av denna webbplats gör någon slags begäran (t.ex. att hållas underrättad om Toyotas tjänster eller produkter) eller när du rapporterar ett problem som du har upplevt på vår webbplats.
Den information du ger till oss på denna webbplats kan inkludera t ex namn, postadress, e-postadress, telefonnummer och information om din bil.
Vi samarbetar med andra företag inom Toyota-gruppen, noggrant utvalda affärspartners, underleverantörer inom tekniska tjänster, undersökningsföretag och söktjänstföretag och kan komma att få viss information om dig från dem.
Vi behandlar personuppgifter på hemsidan för följande syften:
Mottagare som vi delar information med
Dina personuppgifter kan vidare komma att delas till andra tjänsteleverantörer som vi samarbetar med för att låta dem uppfylla specifika önskemål från dig, spåra aktivitet på vår webbplats och utföra informationsanalys eller webbplatsoptimering. Varje sådant företag är skyldigt att hantera dina personuppgifter på ett betryggande sätt och att bearbeta (d.v.s. lagra, hantera och, om så skulle behövas, radera) dem i enlighet med våra instruktioner.
Säkerhet vid hantering av personuppgifter
Vi kommer att säkerställa att lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder vidtas för att skydda dina personuppgifter mot missbruk, förstörelse och förlust genom olyckshändelse eller otillbörligt utlämnande. Om vi anlitar en utomstående part för att förse oss med tjänster som innefattar behandling av dina uppgifter (se ovan) kommer vi att säkerställa att de tillämpar lämpliga säkerhetsåtgärder och endast behandlar dina uppgifter på det sätt som vi har godkänt.
Vid överföring av information via internet kan säkerheten aldrig garanteras fullt ut. Även om vi gör allt som står i vår makt för att skydda dina personuppgifter kan vi inte garantera hundraprocentig säkerhet för information som överförs till vår webbplats. När vi har fått dina uppgifter kommer vi att tillämpa stränga rutiner och säkerhetsåtgärder för att förhindra obehörig åtkomst. Observera att vi kan komma att dölja IP-adresser och mejladresser för att förhindra att denna webbplats används för vidarebefordran av oönskad elektronisk kommunikation.
Överföring av personuppgifter till land utanför EU/EES
De personuppgifter som vi samlar in från dig kan överföras till och lagras i ett land utanför EU/EES. Om sådan överföring sker ska det ske enligt gällande lagstiftning och kräver att landet i fråga har en adekvat skyddsnivå eller annan tillräcklig skyddsåtgärd som innebär att överföringen är lagenlig.
Cookies, länkar till tredje parts webbplatser m.m.
Denna webbplats använder loggar som med ledning av din aktuella IP-adress registrerar vilka sidor du besöker när du använder webbplatsen. Detta hjälper oss att ge dig en bättre upplevelse när du besöker vår webbplats och underlättar även för oss att förbättra webbplatsen.
De automatiska processer som vi använder för att samla in information inkluderar cookies (s.k. kakor), analysverktyg (såsom exempelvis Google Analytics och HotJar), loggfiler och Wi-Fi access point beacons. Vi kan komma att använda information som dessa loggar och tjänster genererar för att analysera användningen av webbplatsen och för att göra undersökningar som berör webbplatsens prestanda.
Utöver detta kan vi även komma att registrera särskilda elektroniska informationsplatser (såsom GSM eller GPS). Vi kommer bara att samla in platsinformation efter att ha fått ditt medgivande. Vi använder inte någon automatisk insamlad information för att identifiera enskilda internetanvändare såvida vi inte har anledning att tro att de kan vara inblandade i olagligt, skadligt eller kränkande beteende. Se vår cookiepolicy för detaljerad information om de cookies vi använder och deras syften.
Denna webbplats kan innehålla länkar till och från andra webbplatser (t.ex. webbplatser för utomstående sociala medier). När det gäller sådana webbplatser som vi inte äger frånsäger vi oss allt ansvar för det sätt på vilket dina personuppgifter hanteras. Vi rekommenderar att du kontrollerar integritetspolicyn för varje sådan webbplats innan du skickar några personuppgifter via den.